L’ELEGANZA NEL FARE LE FATTURE
14 dicembre 2022
“ L’eleganza non è farsi notare,
ma farsi ricordare.”
Giorgio Armani
L’eleganza di cui vi voglio parlare oggi non è quella celebrata nel campo della moda ma nella gestione dei processi.
Sappiamo che i processi si misurano con 3 parametri:
- efficienza ( quanto costano )
- efficacia ( la qualità del risultato )
- flessibilità ( la capacità del processo di reagire ai cambiamenti, anche imprevisti ).
Il concetto di eleganza nella gestione dei processi riguarda la capacità di ottenere il migliore risultato di processo con il minor numero possibile di passaggi.
Il quinto punto analizzato con la Ruota Aziendale riguardava il grado di soddisfazione nel gestire il processo di emissione e gestione delle bolle di consegna e relative fatture.
Nella modalità più semplice i documenti vengono emessi in forma cartacea, compilati a mano.
Con una modalità più evoluta si utilizza un foglio di Excel che a differenza della modalità precedente ha il merito di digitalizzare le informazioni, rendendole più gradevoli nel formato e nella stampa con la possibilità di essere trasformati in file .pdf e facilmente inviati via mail ai clienti, ma resta comunque un processo lento perché tutte le volte bisogna inserire le informazioni di base.
Sia che le bolle siano gestite con il cartaceo o con il file di Excel, le informazioni vanno comunque inserite manualmente e quindi con un processo con molti passaggi e soggetto ad errori di trascrizione e dimenticanze.
Infine, per creare le fatture bisogna riportare le informazioni contenute nelle bolle, che sono slegate tra di loro, nella fattura finale, con un ulteriore rischio di errori e dimenticanze nel trasferimento delle informazioni.
La soluzione ottimale ed elegante, che prevede il minor numero di passaggi, prevede l’utilizzo di un gestionale con il quale è possibile creare le bolle sfruttando le informazioni già contenute nel sistema, evitando trascrizioni di dati da un foglio all’altro o da un file all’altro.
Come abbiamo visto nel blog precedente, leggendo i codici QRCode dei cartellini pacchi è possibile caricare nel magazzino cliente i capi pronti per essere consegnati con tutte le informazioni di dettaglio quali la parte capo, filato, colore e cotta. In questo modo le informazioni specifiche sono già caricate a sistema e non dovendo più trascrivere le informazioni da una situazione all’altra, oltre a velocizzare la realizzazione del documento rende nulla la possibilità di errori.
Per creare la bolla basta richiamare in un nuovo documento la ragione sociale del cliente, con un menu a tendina, per poi selezionare i pacchi già caricati a magazzino e procedere alla stampa del DDT e relativa Packing List per fornire al cliente ulteriori dettagli utili per la gestione dei processi successivi.
La gestione delle bolle con un database offre molti vantaggi come:
- avere un riepilogo immediato di quanto consegnato ad un cliente in un periodo,
- vedere quali sono le bolle ancora da fatturare
- avere immediatamente una situazione aggiornata di quanto consegnato in un periodo.
A fine mese con un semplice clic all’interno della nuova fattura è possibile richiamare tutto il contenuto delle bolle ancora aperte da fatturare evitando errori e dimenticanze.
Con la gestione automatizzata delle condizioni di pagamento è possibile generare le scadenze all’interno della fattura e realizzare la distinta delle RIBA da presentare in banca, aggiornando in tempo reale lo scadenziario.
Svolgere tutte queste attività complesse con il minor numero di passaggi rende il nostro processo elegante.
In tutti i processi aziendali va ricercata questa eleganza ma a mio parere in particolare nella gestione delle bolle e fatture perché è in questa fase che abbiamo un forte impatto con l’interazione con il cliente.
Essere imprecisi o peggio fare errori nella fase di bollettazione e fatturazione ci fa percepire come poco professionali e poco affidabili.
Nella gestione dei processi interni possiamo essere anche un po’ “pasticcioni” perché comunque il tutto rimane all’interno dell’azienda, ma nel momento in cui interagiamo con i nostri clienti e lo facciamo con documenti ordinati, completi e con molti elementi di dettaglio e senza errori, ritengo sia il modo migliore per far capire che siamo partner affidabili perché abbiamo cura nel trasmettere e condividere le informazioni che riguardano la gestione di due fattori importanti:
- i prodotti, che sono realizzati con materiali in c/lavorazione di proprietà del cliente
- la fatturazione delle nostre prestazioni e quindi la richiesta del pagamento.
Nella gestione del business è molto importante che oltre alla sostanza ci sia anche la forma per fare in modo che la percezione dei nostri clienti sia positiva e tale da incrementare le opportunità di lavoro nel tempo.
Fare tutto bene (sostanza) aggiungendo anche il concetto di eleganza quindi (forma), oltre ad essere un modo efficiente di gestire il nostro lavoro, ci farà percepire come dei professionisti capaci ed affidabili e, in un Mercato altamente competitivo come in quello che ci troviamo, credo sia importante e strategico distinguerci per la qualità dei risultati e l’eleganza dei nostri servizi e comportamenti.
Sotto potete vedere alcuni screenshot relativi alla sezione Bolle/Fatture del Software Maglia project che abbiamo sviluppato in maniera specifica per questo settore.
Elenco bolle
Maschera inserimento dati in bolla
Stampa bolla
Stampa Packing List con dettaglio
Elenco fatture
Maschera compilazione fattura
Stampa fattura
Nel prossimo articolo parleremo del MES – Industria 4.0 e dei software per l’interconnessione grazie ai quali si è potuto accedere ai finanziamenti che il Governo a messo a disposizione.
A presto !
Jean Louis Gandelli